5 conseils pour organiser efficacement vos documents numériques

Organiser les fichiers numériques peut être tout aussi frustrant et déroutant que l’organisation de dossiers papiers en désordre. Sans structure gérable et réaliste en place, il suffit d’un seul clic de souris bâclé pour envoyer un document important se perdre dans le chaos. Les bonnes nouvelles? Classer et organiser méticuleusement vos documents numériques n’est pas aussi intimidant que cela puisse paraître, et les avantages en gain de temps et en réduction du stress valent bien le temps et l’effort nécessaires. Avec un peu de planification et beaucoup de patience, vous serez à même de classer vos documents numériques de façon ordonnée en un rien de temps. Prenez le contrôle de votre disque dur dès aujourd’hui en suivant ces 5 conseils pour organiser efficacement vos documents numériques:

1. Restez sur « Mes Documents ». Si votre système d’exploitation n’est pas équipé d’un dossier « Mes Documents » par défaut, créez-en un et utilisez le pour stocker tous vos documents, y compris les documents numérisés et ceux générés par traitement de texte, les photos et autres fichiers numériques (vidéo, musique, téléchargements, etc.) que vous souhaitez consulter ou sauvegarder, sans avoir à tourner votre disque dur sens dessus dessous. Ce sera beaucoup plus facile quand en viendra le temps de transférer vos données vers un nouvel ordinateur.

2. Créez des sous-dossiers. Au lieu de ranger les documents numériques n’importe comment, créez et étiquetez soigneusement les grandes catégories de sous-dossiers de premier niveau et stockez-y les documents aux sujets similaires. Par exemple, les factures doivent aller directement dans le dossier de premier niveau, factures, qui devrait alors contenir les sous-dossiers suivants classés par mois et par année pour un accès plus rapide (et de la tranquillité d’esprit au moment des déclarations d’impôt). Essayez d’étiqueter des dossiers individuels pour chaque personne de votre famille. Vous pouvez également trier les documents numériques par types pour regrouper toutes les présentations PowerPoint, documents Word, PDF ou feuilles de calcul, par exemple.

3. Désencombrer votre bureau. Réservez le bureau de votre ordinateur pour les documents et les fichiers qui nécessitent une action immédiate seulement. Supprimez les, recyclez les ou bien classez les correctement lorsque vous en avez terminé avec eux. Les gens utilisent souvent leur ordinateur de bureau comme stockage à long terme, ce qui peut dégrader les performances globales de l’ordinateur au fil du temps. Nommez les fichiers de documents aussi précisément que possible. Par exemple, si vous avez, sur votre disque dur, différents CV visant des cibles spécifiques, en rechercher un, en particulier, en utilisant nom générique “CV” sera inefficace. Un document numérique, portant une date et un nom détaillé, mémorable, tel que “facture_ScanSnap_S1300i_020413″ sera beaucoup plus facile à retenir et à retrouver dans l’urgence.

4. Poursuivre l’amélioration sur de bonnes bases. Peaufiner et affiner régulièrement votre nouvelle structure numérique d’archivage de documents la rend plus forte et plus efficace. N’oubliez pas de supprimer ou d’archiver systématiquement les fichiers que vous n’utilisez plus mais dont vous avez besoin de temps en temps, renommez et réorganisez les fichiers et les dossiers actifs en fonction de vos besoins.

5. Envoyer les fichiers dans le nuage. Si votre disque dur est plein ou si vous voulez effectuer des sauvegardes hors site, téléchargez tout ou partie de vos fichiers numériques dans les nuages sécurisés de GoogleDocs ou Evernote. Accédez instantanément à vos données téléchargées en ligne ou via Smartphone n’importe où et n’importe quand.

Il n’y a aucune limite au degré de spécificité que vous définissez lors de l’organisation de votre classement, ou concernant le nombre de sous-dossiers que vous pouvez créer, donc soyez prudent, ne vous laissez pas emporter. Restez simple, spécifique et prenez du plaisir à ce que vous faites.

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