Die papierarme Kanzlei – das sollten Sie bei der digitalen Zusammenarbeit beachten

SteuernVor rund 20 Jahren war es kaum vorstellbar, dass die Digitalisierung auch in Steuerkanzleien Einzug hält und nach und nach die Papierakten verdrängt. Mittlerweile nutzen viele Kanzleien Dokumentenmanagementsysteme und gestalten so ihre Geschäftsprozesse effizient. Auch die elektronische Buchführung ist kein Mythos mehr, sondern ein fester Bestandteil des Alltags.

Bei der digitalen Zusammenarbeit mit Mandanten spielt nicht nur die EDV-technische Abwicklung eine wichtige Rolle. Folgende Punkte sollten Sie im Vorfeld mit Ihren Mandanten klären:

  1. Einigen Sie sich auf ein einheitliches Dateiformat der gescannten Dokumente: Achten Sie darauf, Unterlagen gerade einzuscannen, diese in einem einheitlichen Dateiformat abzuspeichern und sie vorher nicht zu heften oder per Hand zu beschriften.
  2. Vereinbaren Sie konkrete Anlieferungstermine mit Ihren Mandanten: Dadurch können Sie die rechtzeitige Bearbeitung und die Einhaltung von Fristen leichter gewährleisten.
  3. Klären Sie die Anlieferungsform der Daten: Achten Sie insbesondere beim Versand von E-Mails auf Sicherheit bei der Datenübertragung. Lassen Sie sich von Mandanten, die den unverschlüsselten E-Mail Verkehr bevorzugen, vorher eine schriftliche Genehmigung dafür geben. Sie können auch USB-Sticks, DVDs oder sichere Online-Portale dafür verwenden.

Haben Sie noch weitere Tipps oder bereits Erfahrungen mit der digitalen Kanzlei gemacht? Dann schreiben Sie uns über Twitter oder Facebook .

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Amtsgericht Landsberg verabschiedet sich vom Papier

Waage_ParagraphBis 2018 soll die bayerische Justiz papierfrei sein. In Betracht der 6,3 Tonnen Papier, die sich zum Beispiel jedes Jahr beim Amtsgericht Landsberg stapeln, ist das ein längst fälliger Schritt. Mit elektronischem Rechtsverkehr und elektronischer Akte sagen die Verantwortlichen dort den Papierbergen den Kampf an. Weiterlesen »

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Der Traum vom papierarmen Haushalt wird wahr

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Vom papierarmen Büro träumen viele. Doch was ist mit dem papierarmen Haushalt? Diese Frage stellte sich Michael Urspringer und beschloss vor etwa einem Jahr, den Traum zu verwirklichen und alle anfallenden Rechnungen, Bedienungsanleitungen und andere wichtige Unterlagen zu digitalisieren. Der vorhandene Flachbettscanner stellte sich für diesen Zweck als denkbar ungeeignet heraus. Auf der Suche nach einer Alternative wurde Urspringer beim ScanSnap iX500 fündig.  Weiterlesen »

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Buchführung mit Zukunft − alles digital und just in time

Moderne Buchhaltung ist digital. Regalwände voller Ordner und der ständige Tonergeruch hart arbeitender Drucker gehören der Vergangenheit an. Die Zukunft: Papierrechnungen, Quittungen und Überweisungsbelege, die über einen Dokumentenscanner ganz einfach digitalisiert werden. Mit der Texterkennung lassen sich die auf den Unterlagen enthaltenen Angaben erfassen und in die Buchhaltungssoftware einlesen. Anschließend werden alle Daten ganz einfach via Internet an den zuständigen Steuerberater verschickt − das spart Zeit. Weiterlesen »

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Tipps und Tricks von Mrs. Paperless

„Mrs. Paperless“ – so nennt sich die Hamburgerin Andrea Kaden. Als Professional Organizer hilft sie Unternehmen dabei, die Büroarbeit zu organisieren und sorgt für effiziente Dokumentenverwaltung. Auf ihrem Blog gibt sie nützliche Tipps und Tricks zum Umstieg auf ein papierarmes Büro.

So zeigt sie beispielsweise in ihrem Artikel „Papierloses Büro – innere Hürden überwinden“, wie einfach Papier eingespart werden kann und welche Argumente für das papierarme Büro sprechen. Wer sich also noch nicht ganz sicher ist, ob er auf digitalisierte Dokumente setzen soll, findet hier nützliche Ratschläge.

Wie Sie im nächsten Schritt dann das Papier aus Ihrem Büro bekommen, lesen Sie im Artikel „Papierloses Büro – starten Sie durch“. Darin gibt Andrea Kaden unter anderem Tipps zu elektronischen Ordner oder zur Aufbewahrungspflicht von Papierdokumenten. Übrigens: Bei ihrer täglichen Arbeit vertraut „Mrs. Paperless“ auf einen ScanSnap.

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