Die papierarme Kanzlei – das sollten Sie bei der digitalen Zusammenarbeit beachten

SteuernVor rund 20 Jahren war es kaum vorstellbar, dass die Digitalisierung auch in Steuerkanzleien Einzug hält und nach und nach die Papierakten verdrängt. Mittlerweile nutzen viele Kanzleien Dokumentenmanagementsysteme und gestalten so ihre Geschäftsprozesse effizient. Auch die elektronische Buchführung ist kein Mythos mehr, sondern ein fester Bestandteil des Alltags.

Bei der digitalen Zusammenarbeit mit Mandanten spielt nicht nur die EDV-technische Abwicklung eine wichtige Rolle. Folgende Punkte sollten Sie im Vorfeld mit Ihren Mandanten klären:

  1. Einigen Sie sich auf ein einheitliches Dateiformat der gescannten Dokumente: Achten Sie darauf, Unterlagen gerade einzuscannen, diese in einem einheitlichen Dateiformat abzuspeichern und sie vorher nicht zu heften oder per Hand zu beschriften.
  2. Vereinbaren Sie konkrete Anlieferungstermine mit Ihren Mandanten: Dadurch können Sie die rechtzeitige Bearbeitung und die Einhaltung von Fristen leichter gewährleisten.
  3. Klären Sie die Anlieferungsform der Daten: Achten Sie insbesondere beim Versand von E-Mails auf Sicherheit bei der Datenübertragung. Lassen Sie sich von Mandanten, die den unverschlüsselten E-Mail Verkehr bevorzugen, vorher eine schriftliche Genehmigung dafür geben. Sie können auch USB-Sticks, DVDs oder sichere Online-Portale dafür verwenden.

Haben Sie noch weitere Tipps oder bereits Erfahrungen mit der digitalen Kanzlei gemacht? Dann schreiben Sie uns über Twitter oder Facebook .

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Die Zeit läuft: Der Zeitmodus beim ScanSnap SV600

Mithilfe des Zeitmodus startet der ScanSnap SV600 den Scanvorgang automatisch nach Ablauf einer vorgegebenen Anzahl von Sekunden. So lassen sich beispielsweise mehrseitige oder gebundene Dokumente schnell und einfach digitalisieren. Lesen Sie im Folgenden, wie Sie den Zeitmodus aktivieren: Weiterlesen »

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Digitales Maklerbüro? Gerne dann auch richtig

folder-967224_1280Digitale Akten, Unterlagen und Dokumente sind praktisch, verbrauchen kaum Platz und können jederzeit – ohne langes Wühlen im Aktenschrank – aufgerufen werden. Da ist es naheliegend, auf ein papierarmes Büro umzusteigen und alle nötigen Dokumente digital zu archivieren. Aber wo sind die Grenzen? Welche Dokumente sollten Sie als Makler sicherheitshalber im Original behalten? Und was müssen Sie bei der digitalen Archivierung allgemein beachten? Weiterlesen »

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So bringt die Digitalisierung Start-ups auf Erfolgskurs

StartupSie haben eine gute Geschäftsidee und wollen mit einem Start-up durchstarten? Die Digitalisierung kann Ihnen helfen, Ihr Unternehmen von Anfang an auf Erfolgskurs zu bringen. Im Folgenden verraten wir Ihnen, wie das geht:

  1. Lassen Sie Kosten für Papier und Druckerpatronen gar nicht erst aufkommen! Digitalisieren Sie von Anfang an alle Dokumente, die Sie erhalten. Start-ups sind für diesen Schritt besonders gut geeignet: Denn in noch jungen Unternehmen ist es nicht nötig, jahrelang angesammeltes Material zu digitalisieren.

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Tipps zum Papiersparen im Büro

Smarter_Desk - Kopie Sind Sie selbstständig und arbeiten Sie oft von zu Hause? Dann kennen Sie es sicher, wenn sich das Papier nicht mehr nur im Büro stapelt, sondern auch langsam in der ganzen Wohnung verteilt. Wirken Sie dem entgegen: Denn jetzt steht das Jahr noch am Anfang, die Vorsätze sind frisch und Freizeitaktivitäten durch die Kälte und den frühen Eintritt der Dunkelheit eingeschränkt. Diese Tipps und Tricks helfen Ihnen dabei, sich der Herausforderung zu stellen und Ordnung zu schaffen: Weiterlesen »

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Guter Vorsatz fürs neue Jahr: Räumen Sie Ihr Büro auf!

new-years-eve-1062373_1280Sie kennen das bestimmt: Ein neues Jahr steht vor der Tür und es ist Zeit, ein paar Vorsätze zu fassen, die 2016 zu Ihrem bisher erfolgreichsten werden lassen. Machen Sie am besten das Scannen Ihrer Dokumente zur Routine. So verbessern Sie die Ordnung in Ihrem Büro und verringern die Gefahr, wichtige Unterlagen zu verlegen. Es funktioniert sowohl im Büro als auch zuhause – probieren Sie es aus! Weiterlesen »

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Scannen Sie Ihre Weihnachtskarten

weihnachtskarten_15Alle Jahre wieder kommt nicht nur Weihnachten pünktlich zum 24. Dezember. Tage und Wochen vorher flattern auch diverse Weihnachtsgrüße ins Haus – von der weitentfernten Tante, der besten Freundin und vom früheren Nachbar. Und alle Karten sehen wunderschön aus auf dem Sideboard oder dem Regal.

Aber was tun mit all den Weihnachtskarten, wenn die Feiertage vorbei sind? In einer Schublade verstauen und nie wieder ansehen? Oder mit schlechtem Gewissen wegwerfen?

Anstatt sich jedes Jahr demselben Dilemma zu stellen, machen Sie es sich leicht: Scannen Sie Ihre Karten. So können Sie sie für immer aufheben, ohne dass sie viel Platz in Ihren Schubladen wegnehmen.

Benutzen Sie eine Trägerfolie für die Karten, die Ihnen besonders am Herzen liegen, oder legen Sie sie einfach unter den ScanSnapSV600 und nichts als Licht wird mit ihnen in Berührung kommen!

Wir vom ScanSnap-Team hoffen, dass Sie viele schöne Karten bekommen und wünschen Ihnen frohe Weihnachten und ein scantastisches neues Jahr.

 

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Ab in den Süden! Entspannt in den Urlaub mit digitalisierten Reisedokumenten

Verlorene oder gar gestohlene Dokumente können aus einem Traumurlaub innerhalb kürzester Zeit einen Albtraum machen. Insbesondere in Ländern außerhalb der EU dauert es schon mal mehrere Tage oder Wochen, bis Ersatzpapiere wie ein neuer Reisepass ausgestellt werden.  Weiterlesen »

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Kontinuierliches Scannen mit dem ScanSnap SV600 dank der Umblätterfunktion

Der ScanSnap SV600 erkennt das Umblättern von Seiten automatisch und beginnt mit einem kontinuierlichen Scanvorgang. Lesen Sie in folgendem Beitrag, wie sie die Umblätterfunktion aktivieren.  Weiterlesen »

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Texterkennung in unterschiedlichen Sprachen

Mit der Texterkennung beziehungsweise Optical Character Recognition (OCR) werden Ihre Scans editierbar und durchsuchbar. Und wie funktioniert das bei Dokumenten in einer anderen Sprache? Das lesen Sie in folgendem Beitrag.

Die ABBYY FineReader Software für ScanSnap unterstützt viele Sprachen, unter anderem Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch, Spanisch, Portugiesisch, Russisch, Chinesisch und Japanisch. Im folgenden Beitrag sehen Sie, wie Sie die Spracheinstellung für die Texterkennung im ScanSnap Manager ändern. Weiterlesen »

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